Muchas compañías están optando por deshacerse de sus oficinas o incluso fundar empresas cuyos integrantes trabajan desde cualquier lugar del mundo. El alto costo que implica rentar una oficina es una de las motivaciones de los empresarios para tomarse en serio el trabajo remoto La tecnología ha facilitado el cambio como nunca antes y la pandemia aceleró esta faceta de la transformación digital.
En la actualidad, trabajo para Lean Solutions Group, una compañía que contrata empleados en Colombia que trabajan para clientes en Estados Unidos. Como muchas otras compañías de esta era, empezó en una ciudad y después contrató personal en otros lugares del mundo. Esto les permitió adquirir el mejor talento en diferentes áreas. No todo es perfecto, por supuesto. Trabajar de forma remota supone grandes desafíos. Estas son las cinco prácticas para implementar el trabajo remoto en su compañía y tener mejores resultados:
1. Un ‘daily’ corto y al grano: solo hablemos de obstáculos
Es importante mantener una comunicación constante con tu equipo. En Lean Solutions Group hacen reuniones diarias, pero no son el daily tradicional de Scrum. Siempre son de 30 minutos máximo, nunca más. En esos 30 minutos solo hablan quienes estén teniendo inconvenientes o necesiten algo. Si no tienes problemas, no debes hablar.
Eso reduce el estrés que suelen generar ese tipo de reuniones con el equipo. De esa manera, además, se respeta el tiempo límite que debe tener cada sesión. Nadie está obligado a encender su cámara si así no lo desea.
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2. Nadie habla en los chat después de que termina la jornada laboral
En la empresa ha sido difícil convencer a los empleados de usar herramientas sofisticadas de comunicación como Slack. Esta última es utilizada únicamente por el equipo enfocado en desarrollo de software. El resto del equipo utiliza Microsoft Teams para agendar las reuniones y WhatsApp para comunicación directa. Lo cierto es que, por políticas de la empresa, no se puede hablar de trabajo en ninguno de los chats públicos después de que termina la jornada laboral.
Si tienes muchos grupos de WhatsApp, una buena alternativa es crear una “Comunidad”. Esta nueva opción permite reunir varios grupos de WhatsApp en un solo lugar, a semejanza de cómo funcionan los canales en Slack.
Otro detalle: si la mayoría de tu equipo es remoto, evita a toda costa las reuniones presenciales donde sea difícil, para aquellos que están en casa, escuchar o participar. O todos asisten de forma presencial o todos de forma virtual, pero evita las reuniones híbridas.
Esta política se extiende a los correos. Rara vez se reciben o envían correos después de finalizada la jornada laboral.
3. Si estás hablando de trabajo, háblalo en público a través del chat indicado
Hay un chat general donde se comunican temas de interés laboral. Otro chat para hablar de temas personales. Si hay alguna duda profesional o alguna comunicación que competa a temas del trabajo, se compele a que se exprese en el chat general, no en privado.
De esa manera, el equipo remoto está enterado, de forma constante, de las diferentes dinámicas del equipo. Imagina que estuvieras en una oficina. Probablemente escucharías muchos diálogos del equipo y así estarías al tanto de las decisiones y cambios que vayan surgiendo durante la jornada. Eso mismo es lo que intenta replicarse con un chat de trabajo público.
A veces no es suficiente para mantener al equipo en ‘la misma página’, pero es un esfuerzo loable para mantener una buena comunicación entre colegas.
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4. Reuniones virtuales de esparcimiento, un acierto
Aparte de la reunión diaria mencionada, se hace una reunión, al mes, con todos los integrantes del equipo para jugar. El ganador de la actividad se lleva un bono (usualmente para comprar ropa o comida).
Estas reuniones son clave. No todo es trabajo. En estos espacios de esparcimiento, el equipo se puede conocer mejor. Pueden entender los gustos del otro y sus interés más allá de lo laboral. Son momentos idóneos para entender, además, cómo se comportan las personas del equipo en otros entornos y situaciones. Incluso pueden ser instancias para descubrir talentos ocultos en muchos de nuestros integrantes.
5. Muy rara vez se convoca a reuniones de forma sorpresiva
Una reunión siempre debe agendarse con previo aviso, salvo que exista una coyuntura apremiante o una urgencia particular. Esto significa que respetas el tiempo de tus trabajadores y fomenta la organización.
Además, se reduce la necesidad de hacer reuniones al mínimo. Tratan de NO convertir en reunión algo que podría haber sido un correo. Máximo hay 2 reuniones al día, y nunca toman más de 30 minutos. Recuerda: el exceso de reuniones golpea la productividad.
